Tipps & Tricks und nützliche Erweiterungen für MS Outlook

In diesem Artikel möchte ich ein paar Tipps & Tricks rund um Outlook 2003 und ein paar nützliche Erweiterungen, die ich gefunden haben, weitergeben. In Zeiten des Outlook 2000 konnte zum Beispiel ein Konto kopiert und auf einem anderen Rechner verschoben oder nach einem kompletten Neu aufsetzen des Systems wieder eingespielt werden. Dieses und ähnliche Probleme erkläre ich.

Kostenlose Programme für ein komplettes Backup habe ich bisher noch nicht gefunden. Es gibt verschiedene Programme ab ca. 10 Euro. Ob mit diesem auch die Passwörter in den Konten automatisch gespeichert sind habe ich nicht ausprobiert. Wer auf solche Programme verzichten will, der kann sich auch einfach alle PST-Dateien in regelmäßigen Abständen sichern. Wo diese liegen findet man in Datei -> Dataienverwaltung. Von Microsoft gibt es auch ein Add-In welches diese Funktion übernehmen soll.
Die wohl besten Alternative ist gleich ein BackUp, welches die komplette oder bestimmte Einstellung des Systems sichert. Ein sehr gutes gibt es von Acronis .

Die Benutzung aller hier genannten Tipps erfolgen auf eigene Gefahr!

 

Achivierung
Eine sehr sinnvolle Funktion ist das Archivieren in Outlook. Unter Extras -> Optionen -> Weiteres -> AutoArchivierung lassen sich die einzelnen Parameter einstellen, darunter fallen zum Beispiel Archivierungszyklus, ausgeschlossene Ordnern und weitere Parameter.
Mit dem Archivieren wird de eigentliche Outlook-Datei kleiner und die Reaktionszeiten des Programmes bleiben konstant.

 

Feiertage im Kalender
Von Haus aus werden die Feiertage im Kalender nicht angezeigt. Diese Funktion muss nur aktiviert werden. Dazu gehe zu Extras -> Optionen -> Einstellungen -> Kalenderoptionen -> Feiertage hinzufügen. Hier wählst du dann dein gewünschtes Land aus.

 

Ordnerauswahl beim Senden
Sucht man nach einer Möglichkeit um gesendete E-Mails richtig abzulegen, ist man wohl sehr lange auf der Suche. Mit den Filterregeln ist es nur möglich Kopien abzulegen, doch wer will alle E-Mails doppelt haben? Auf der Seite outlook-stuff.com befindet sich einen Makrocode mit dem es ohne extra Programm möglich ist, die E-Mail nach dem Senden in entsprechende Ordner abzulegen.

 

Beim E-Mail schreiben bei "An" kommt Kontakte Ordner doppelt vor
Wenn dieses Problem auftritt, einfach folgendes ausführen:

• Extra ->E-Mail Konten -> vorhanden Verzeichnisse und Adressbücher anzeigen oder bearbeiten
• das entsprechende Adressbuch auswählen und auf ändern klicken
• Das nicht mehr benötigte Adressbuch löschen. Achtung! Das oberste beim der Sendenauswahl ist auch hier das oberste. Ein vorheriges Backup ist aber Plficht!
• Neustarten von Outlook
  

Doppelten Persönlichen Ordner im Outlook
Kommt ein doppelter Persönlicher Ordner in Outlook vor, hängt dies haufig daran, dass nach einer Neuinstallation die "alte" PST-Datei impoertiert wird und in der Registry nun 2 Einträge vorkommen. Um dieses zu entfernen gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine wäre selbst in der Registry zu suchen und den entsprechenden Eintrag zu entfernen. Doch dabei kann schnell das gesamte System zerschossen werden. Mit dem Tool MO-DOK und Public Fix Profile ist es möglich, diesen Eintrag zu entfernen. Wichtig ist dabei ein Backup zu erstellen. Die Nutzung ist nicht für Laien gedacht!